Categorie: Stage

Van Booking tot Blufpokeren: mijn stage bij BLOODY.MARIE

Dit jaar liep ik stage bij BLOODY.MARIE, een creatieve en onafhankelijke organisatie in hartje Antwerpen. Het bedrijf heeft twee pijlers: enerzijds organiseert het unieke niche-reizen die mensen samenbrengen (al ligt dat momenteel even stil), en anderzijds verzorgt het de volledige logistiek rond hospitality voor klanten, van hotelboekingen tot vluchten. Tijdens mijn stage focusten we vooral op dat laatste.

Events, Excel en eindeloos plannen

Onze klanten organiseren doorheen het jaar meerdere events waarvoor telkens hotelovernachtingen geregeld moeten worden. De grootste klant is Fanfinity, een organisatie die grootschalige gamingtoernooien plant in steden over heel Europa.

Zodra er een nieuw event binnenkomt, gaan we aan de slag: we zoeken geschikte hotels, vergelijken locaties en sturen aanvragen uit om de beste prijs en beschikbaarheid te achterhalen. Om dat allemaal goed op te volgen, heb ik een overzicht gemaakt van eerdere events. Hoeveel kamers waren er toen nodig? Wat werkte goed? Wat kon beter? Dat overzicht heb ik volledig zelf opgebouwd — van nul tot compleet.

Onderhandelen

Als we reacties van hotels krijgen, begint het leukste deel: onderhandelen en dit gebeurt soms door te blufpokeren. We proberen de prijzen te drukken, extra’s te regelen (zoals gratis ontbijt of betere annuleringsvoorwaarden) en de deals zo interessant mogelijk te maken. Dat gaat meestal via mail, maar soms ook via telefoon. Het kost wat moeite, maar het geeft een enorme voldoening als je een topdeal binnenhaalt.

Na het onderhandelen begint het administratieve luik: contracten opstellen, de info naar de klant sturen en later de facturen en commissies nakijken. Het moet allemaal snel en foutloos gebeuren, dus je moet scherp blijven.

Lunchen, leren en luxe hotels

Gelukkig zaten we niet alleen maar achter een scherm. Elke week gingen we met het team lunchen — soms ook met andere bedrijven uit de co-working space. Zo leer je elkaar beter kennen en ontdek je de leukste plekjes in Antwerpen.

Daarnaast trokken we op hotel-tour in Utrecht, waar we verschillende locaties bezochten om ze in real life te beoordelen. Niets gaat boven een eerste indruk ter plaatse.

En als ultiem hoogtepunt: IMEX Frankfurt. Een gigantische internationale beurs waar we afspraken hadden met hotels, reisorganisaties en andere spelers in de hospitalitysector. Het was intens, leerrijk en superinspirerend.

Een stage die smaakt naar meer

Mijn stage bij BLOODY.MARIE was allesbehalve saai. Ik heb veel bijgeleerd, toffe mensen ontmoet en keihard gewerkt — maar vooral met veel plezier. Het was zo’n fijne ervaring dat ik er deze zomer terug aan de slag ga als jobstudent.

Kortom: zoek je een stageplek die je uitdaagt, waar je écht iets mag doen én waarbij je ook nog eens de wereld leert kennen? BLOODY.MARIE is the place to be.

Op expeditie naar IJsland – maar dan vanachter het bureau

In dit bericht krijg je een indruk van mijn stage bij het reisbureau Nordic.

Een bucketlist-item van velen – en dus ook van mij – is een reis naar het prachtige IJsland. Ondanks dat ik er niet fysiek geweest ben, heb ik tijdens mijn stage bij Nordic het land op een heel unieke manier leren kennen.

Al vanaf het begin van mijn opleiding wist ik dat Nordic mijn droomstageplek was. Ik ben sinds enkele jaren enorm gepassioneerd geraakt door de indrukwekkende landschappen van het hoge noorden en wil ze dan ook allemaal beter leren kennen en ontdekken. Nordic staat bekend als dé Scandinaviëspecialist van België, dus de keuze was voor mij snel gemaakt.

Tijdens mijn stage mocht ik het team Noord-Scandinavië versterken op het kantoor in Gent. De bestemmingen die zij verkopen zijn Lapland, Lofoten, IJsland en de Faeröer-eilanden. Veel mensen beschouwen deze regio’s als echte bucketlistbestemmingen en komen bij Nordic om misschien wel de reis van hun leven te boeken. Ik vond het dan ook een hele mooie opportuniteit om hier deel van uit te mogen maken.

Mijn taken waren voornamelijk administratief. Een van mijn belangrijkste verantwoordelijkheden was het aanmaken van Vamoosen. Vamoos is een applicatie waarvan Nordic gebruikmaakt, en waarin klanten alle belangrijke documenten en informatie over hun reis op één plaats kunnen terugvinden. Ik zorgde ervoor dat alle juiste documenten hieraan toegevoegd werden, vóór ze naar de klant doorgestuurd werden.
Daarnaast werd ik ook ingeschakeld om het algemene mailverkeer te verzorgen, zowel met partners als met klanten.

Maar niet alles was administratief: ik had namelijk een superfijne stagementor die mij de kans gaf om verschillende aspecten binnen het bedrijf te leren kennen. Zo mocht ik bijvoorbeeld twee klantengesprekken meevolgen, en zat ik ook bij een interne opleiding over de Faeröer-eilanden – een bestemming die voor mij nog vrij onbekend was.

Mijn ervaring bij Nordic was zelfs nog beter dan ik had durven verwachten. In het begin was ik wat nerveus, omdat het een volledig nieuwe ervaring voor mij was, maar ik werd altijd goed begeleid en er was steeds een heel open communicatie. Daarom zou ik het echt iedereen aanraden die overweegt om stage te lopen bij Nordic.

Als ik ooit zelf naar IJsland reis, weet ik alvast bij wie ik moet boeken!

Ein Praktikum in der Vulkanlandschaft von Center Parcs Eifel!

Een gevarieerde stage in de vulkaan Eifel bij Center Parcs Eifel, met leuke collega’s en prachtige natuur.

Een stage vol met afwisseling van receptie naar bureauwerk, met allerlei leuke collega’s. Ben je heel sociaal aangelegd, dan is Center Parcs Eifel de perfecte stageplek voor jou. Het is gelegen in de vulkaan Eifel dus je bent omringd door enkel en alleen natuur, enkele dorpjes zijn te vinden in de buurt maar voor de rest niet heel erg veel. Een rijbewijs is je dus wel aangeraden, aangezien je anders nergens heen komt en weliswaar op het park een beetje vast zit. 

Was wirklich toll ist, ist, dass man immer das Schwimmbad benutzen darf, außerdem bekommt man ein Ferienhaus, man erhält Rabatt auf das Frühstück und das Abendessen, und man kann gratis zu Mittag essen.

Ich habe mein Praktikum für 2 Wochen an der Rezeption begonnen, man kommt sofort in ein sehr enges Team und wird mit offenen Armen empfangen. Ich habe mich sofort wie eine echte Kollegin gefühlt. An der Rezeption durfte ich zwar nicht so viel selbst machen, aber ich konnte immer mitverfolgen, was sie taten, und sie haben auf jeden Fall versucht, mich in alles einzubeziehen. Was ich wirklich selbstständig machen durfte, war das Einchecken draußen mit den ankommenden Gästen. Die sind dann vorbeigefahren und durften ganz bequem vom Auto aus einchecken und waren dann sofort wieder auf dem Weg zu ihrem Abenteuer im Center Parcs Eifel.

De volgende weken erna heb ik eerder bureau werk gedaan, wat hield in: een enquête voorbereiden, uitvoeren en analyseren; de parkeermogelijkheden in het park aanduiden waar wel en niet geparkeerd mag worden en eventuele nieuwe borden plaatsen die geplaatst moeten worden. Ook heb ik allerlei documenten om een nieuwe collega te verwelkomen moeten vereenvoudigen zodat iedere manager zich er de tijd voor kan nemen. 

Je komt hier in een hele toffe groep terecht, dat alleen al is de moeite waard om naar Center Parcs Eifel te komen voor je stage!

Mon stage de 3e année chez un tour-opérateur

Bonjour à tous!

I’m currently doing an internship at 7Plus Touroperator as a third-year Tourism student. The atmosphere is really friendly, and great colleagues make every workday more enjoyable. During my internship, I’m involved in a variety of tasks that give me a solid understanding of what goes on behind the scenes at a tour operator.

Qu’est-ce qu’un tour-opérateur exactement? Un tour-opérateur est une entreprise qui organise et vend des voyages sur mesure, comme des city trips, voyages de groupe ou individuels, ainsi que des voyages d’études. Au début de mon stage, j’ai appris à connaitre les programmes existants, car il faut bien connaître ce que l’on propose.

My tasks are very diverse, which keeps the work interesting. Much of it is administrative, such as preparing travel offers for clients, getting travel documents ready, and working with Amadeus.

But that’s not all. I also have more creative tasks, like making a travel guide for study trips. It’s something I really enjoy because I get to use my creativity while learning a lot about different destinations.

Passons maintenant à la procédure des offres. Une offre est une proposition de voyage personnalisée. Le client envoie une demande via une agence de voyage. Nous adaptons le programme si nécessaire, recherchons les vols via Amadeus et transmettons l’ensemble au DMC (le partenaire local). Nous demandons un tarif et dès que nous recevons une réponse, nous envoyons l’offre à l’agence de voyage.

Ensuite nous enregistrons la réservation dans notre système et ajoutons un numéro de bon de commande (PO), indispensable pour le suivi et la comptabilité.

Si la réservation est acceptée, je commence à préparer les documents de voyage. Ce sont les papiers que le client reçoit avant le départ: une page de garde, les billets d’avion, les vouchers, les numéros d’urgence, ainsi qu’un guide avec des informations pratiques sur la destination. Chaque dossier doit être complet et clair. Ainsi, le client est prêt à partir l’esprit tranquille et à profiter pleinement de son voyage!

Although the internship mainly showed me the administrative side of tourism, it also taught me how the industry really works. It’s an experience I would recommend to anyone who wants to go beyond the travel brochures!

Elephants, sun, and culture: khao Lak has it all

I chose the Tourism & Recreation Management program thanks to several months of solo backpacking in Thailand. For symbolic reasons, I also wanted to finish my studies in Thailand  and what better way than with an internship at a tour operator in Khao Lak?

Après une longue recherche, j’ai choisi Eco Khao Lak Adventure, un tour-opérateur qui organise différentes excursions dans le sud de la Thaïlande. C’était pour moi une belle opportunité de découvrir encore plus et surtout d’acquérir de nouvelles connaissances. L’une de leurs principales excursions est la visite d’un sanctuaire pour éléphants, avec lequel ils ont un partenariat. Pendant la saison basse, j’ai eu la chance d’y travailler, ce qui fut une expérience très spéciale.

Working at a sanctuary is an experience I’ll probably never forget. Every morning started with greeting my favorite elephant, Kam Lai Gnen, followed by feeding all the elephants. Throughout the day, I guided tourists through the sanctuary in French, Dutch, and especially English. I was responsible for their safety and for ensuring they actually learned something about elephants. Interacting with tourists also teached me a lot.

Malheureusement, le dernier mois de mon stage a eu lieu pendant la saison des pluies, ce qui a rendu le sanctuaire très calme. Le climat attirait également de nombreux insectes, une aventure en soi ! Pendant les autres mois, j’ai accompagné des visites guidées en anglais, mais surtout en allemand, une langue que je ne parle pas, ce qui n’était pas prévu. Les excursions permettaient de découvrir à la fois la nature de Khao Sok et la culture des temples.

During these months, I have learned a lot about myself. I experienced ups and downs and discovered even more about Thai culture. If you are very flexible, independent, and eager to explore the south of Thailand, i am sure this internship is for you.

De l’angoisse au sourire : mon expérience chez Aviapartner

Elke stagedag startte met één vaste gedachte: hopelijk stuur ik vandaag geen ‘inad’.

Every intern at the airport knows the feeling — waking up with a racing heart, double-checking every document, and praying not to send anyone back due to visa issues. It’s stressful, but it teaches you focus and precision.

Et pourtant, chaque journée ne se termine pas dans le stress.

Un jour, une passagère m’a dit avec un grand sourire : « Tu es tellement gentille. Quand je verrai le soleil, je penserai à toi. » C’était simple, mais ça m’a vraiment touchée. Ce sont ces petits moments humains qui rendent ce travail spécial.

Waking up at 4 a.m. to start hosting for Air Canada by 6? Been there.

It was one of those crazy days. I had to help dozens of passengers with their connecting flights. But everything went faster than expected — I found my rhythm and realized I actually enjoy working under pressure. Seeing people make their next flight thanks to your help? That’s a win.

Mais il y a aussi les jours plus compliqués…

Comme celui après une grève. J’ai attendu 20 minutes juste pour passer la sécurité. Tout était lent, les files interminables, les visages fatigués. Et pourtant, on garde le calme, on garde le sourire. C’est ça aussi, apprendre à gérer les imprévus.

Sometimes the biggest victories are the small ones.

Like the time I managed to remove the exact number of cabin bags we were supposed to. It sounds silly, but anyone who’s worked at the gate knows how chaotic it can get. That day, I felt genuinely proud of myself — for staying clear, kind, and efficient.

Ce stage m’a appris bien plus que des procédures d’enregistrement.
Il m’a appris à garder mon sang-froid, à prendre des décisions rapides, à sourire même à 5h du matin, et à aimer le travail bien fait.

So, would I recommend this experience to someone my age? Without hesitation.
You’ll grow, you’ll be tired, you’ll stress… and yet, you’ll walk away with memories, skills, and stories that make it all worth it.

Et surtout : tu ne regarderas plus jamais un aéroport de la même façon.

Life and work Down Under: My Aussie internship adventure

An internship on the other side of the world sounds like a dream… and I made it happen. Between the bustling streets of Sydney and the warm vibe at the office, I discovered what it really means to work abroad. From welcoming travellers to taking on new responsibilities, every day brought something fresh. But above all, I learned to grow – as an intern, as a traveller, and as a person. What about you? Are you ready to step out of your comfort zone?

Premier jour de stage, j’étais nerveuse… mais aussi super excitée. C’est pas tous les jours qu’on commence un stage à l’autre bout du monde, dans une agence de voyages à Sydney ! Ultimate Travel est spécialisée dans les voyages pour jeunes entre 18 et 35 ans – et moi, J’allais maintenant faire partie de leur histoire.

I walked into the office, backpack still half unpacked, sunscreen in my bag (SPF 50, of course). The team welcomed me like I’d been there for weeks. It’s a small crew, just about seven people at the office, but full of energy and good vibes. I knew immediately: this wasn’t going to be a boring internship.

Au début, j’ai appris les bases – comment traiter une réservation, répondre aux emails, gérer les demandes des agents. Petit à petit, on m’a confié plus de responsabilités. J’ai appris comment créer les manifests (nos fichiers Excel sacrés !), mettre à jour la plateforme d’emplois TAW, et même aider les voyageurs à obtenir leur numéro fiscal australien.

One of the coolest moments? Joining the Ultimate OZ welcome week like I was one of the travellers myself. I explored Sydney’s highlights, joined intro sessions, and saw first-hand how we help young adventurers settle into life in Australia with their working holiday visa.

J’ai aussi réalisé que ce stage, ce n’était pas juste du travail. C’était vivre dans une autre culture, entendre au moins cinq langues par jour, et partager un lunch au parc avec mes collègues. C’était apprendre à jongler entre boulot et plage – littéralement.

Working abroad teaches you more than any classroom can. It’s about independence, communication, and being flexible when the Wi-Fi breaks and your spreadsheet crashes. It’s also about the laughs, the group chats, the inside jokes, and that crazy moment when you see a kangaroo for the first time.

Alors, tu hésites encore ? Fonce ! Un stage à l’étranger, surtout en Australie, c’est une expérience unique. Tu n’apprends pas seulement un métier – tu découvres un mode de vie. Et crois-moi, tu reviens plus riche. Pas en dollars, mais en souvenirs.

Creating travels for anyone but young people

Dans un petit coin tranquille et un peu reculé de Zaventem, se trouve une agence de voyage familiale, Event Travel, avec une équipe de 4 personnes complètement déjantées. L’agence elle-même, ça parle un peu de soi : tu fais des offres pour des clients en espérant qu’ils les acceptent pour réserver. Ce n’est pas une agence spécialisée dans un seul type de voyage, l’offre est plutôt variée. Tu peux proposer des vacances en voiture chez nos voisins, ou des voyages en groupe en Thaïlande. Bon, pour être honnête, je trouve que le public cible est encore un peu monotone : surtout des seniors. Mais peut-être que ça va changer avec le lancement de leur application, sur laquelle je travaille principalement.

Les premières semaines, j’ai surtout fait de l’administratif, pour bien comprendre comment l’entreprise fonctionne. Je faisais des bons de commande et des documents de voyage à envoyer aux clients. C’est ce qu’on fait juste avant le départ. Ensuite, j’ai commencé à apprendre à faire des devis sur TUI, Misterfly et Corendon. C’est souvent pour des voyages tout compris vers des endroits comme Gran Canaria ou Tenerife. Et maintenant, je découvre de plus en plus les voyages sur mesure, où tu choisis toi-même le vol, l’hôtel, les activités et le planning. Chaque jour j’apprends quelque chose de nouveau.

Ce qui me marque le plus, c’est tout le raisonnement derrière un offre. Par exemple, faire attention aux horaires de vol pour que le client parte le plus tôt possible vers la destination et revienne le plus tard possible, histoire de profiter au max du séjour.

Il faut aussi bien connaître ton client pour savoir quel style d’hôtel lui conviendrait, et surtout faire super gaffe au budget qu’il t’a donné. Je ne pensais pas que les clients étaient si sensibles au prix ! Vu qu’ils choisissent de réserver via une agence, je m’attendais à ce qu’ils sachent qu’ils doivent mettre un peu plus que s’ils réservaient tout seuls.

The Event Travel app is something have been working on the most. Creating trips for clients so they have an overview of their flights, hotels, schedule and other information has been really fun so far. It’s the only thing I don’t feel behind on, because everybody at work is unfamiliar with creating an app. We are all on the same boat which makes us all relatable. Nevertheless, it still makes me wonder how it would be if the app is in full swing and when there would be a peak season. That means a lot of trips that have to be made in a short amount of time. This is something I have noticed with working in a travel agency. The workload is quite unpredictable which creates uncertainty. That will have to be something that I’ll have to keep in mind. 

The people that I work with are truly one of a kind and proof my prejudice of “small-town people” wrong. I always wondered what people get more out of a travel agency than booking trips themselves. It is the warm hospitality and the insider knowledge. It’s removing the intense stress levels one can experience during a trip. Now if that is something I value personally, is debatable.

Comment fonctionne réellement un tour-opérateur ?

Vous êtes-vous déjà demandé ce qui se passe en coulisses chez un tour-opérateur ? Comment ces voyages de rêve sont créés, qui les conçoit, et comment tout est organisé dans les moindres détails ? Alors vous êtes au bon endroit, car chez Sudamerica Tours, vous bénéficiez d’un aperçu unique du monde du voyage et peut-être même de votre futur lieu de travail !

Nous sommes une équipe soudée et enthousiaste, composée de collègues formidables qui travaillent chaque jour avec passion à la création de voyages sur mesure en Amérique latine et dans les Caraïbes. Mais saviez-vous que nous collaborons également avec le spécialiste du voyage Wings and Wheels, qui se concentre sur les États-Unis et le Canada ? Les deux entreprises partagent le même directeur et opèrent depuis le même bureau. Deux univers réunis sous un même toit : à vous de choisir la région qui vous inspire le plus !

What exactly am I doing here? I mainly work behind the scenes in the back office of the travel agency. My job? I create personalized travel quotes for clients, fully tailored to their wishes. Whether it’s a road trip through Brazil, island hopping in the Caribbean, or an adventurous tour through Uruguay, I help make those dreams a reality.

In addition, I’m learning to work with various tools and systems. For example, we use Amadeus to book flights, and we have internal platforms to prepare travel documents, add hotels, and handle all administrative tasks.

The fun part of this job? No two days are the same!
Sometimes unexpected situations arise: a strike in a certain country, a nationwide power outage, or a request for a destination we’ve never booked before (like the exclusive St. Barth). In such cases, I help add new hotels to our system so we’re prepared for future requests.

En plus des devis, je crée également de nouveaux programmes de voyage, qui sont ensuite publiés sur le site web. Cet aspect créatif — réfléchir aux itinéraires, aux excursions et aux expériences uniques — rend mon travail encore plus passionnant. Et ce qui est agréable aussi : je n’ai pas besoin d’être en contact direct avec les clients.

Et l’apprentissage ne s’arrête pas au bureau. Mes collègues partent régulièrement en voyage d’étude pour découvrir de nouvelles destinations, participent à des événements comme les réunions d’Avitour, assistent à des dîners et des conférences, organisent le Travel Trophy pour les agents de voyage ou rendent visite à des agences pour établir de nouvelles collaborations.
Vous êtes donc dans un environnement dynamique où le partage des connaissances est au cœur de tout.

Pourquoi tu serais à ta place ici ? Que tu choisisses Sudamerica Tours ou Wings and Wheels, tu rejoindras une équipe au top où l’esprit d’équipe, l’enthousiasme et l’envie d’apprendre sont essentiels. Ici, tu as l’espace pour évoluer, faire des erreurs, et surtout, travailler chaque jour avec plaisir. 🌎✈️

From Student to Project Leader – My Internship Adventure at BCD Meetings & Events

Imagine being a student and suddenly thrown into the world of corporate events, client meetings, creative brainstorms, and yes – the occasional fancy hotel. That’s exactly what my internship at BCD Meetings & Events has been like: dynamic, hands-on, and full of learning moments.

I started on March 3rd for a 16 week internship, joining a small team of four amazing women, all working as Project Leaders. From day one, I wasn’t treated like “just an intern”. I was integrated into the team as a full member. There was no step-by-step manual or basic onboarding. Instead, I was encouraged to dive into ongoing projects and actively contribute.

My tasks were very diverse, which kept things exciting. I helped follow up on client projects from start to finish, created timelines, and made sure everything stayed on track. I also contacted suppliers, requested quotes, made bookings, and coordinated the logistics of each event.

Most of the week, I worked from home. My typical day started around 9:00 AM with coffee and a full inbox. Every Thursday, I headed to Antwerp-Berchem to work at the office, catch up with my colleagues, and have some time together.

Homework

One of the highlights was our monthly “work from hotel” days, where we spent a day working from a partner hotel. It was the perfect mix of productivity and networking, a great way to explore new venues and build connections in the industry.

I also got invited to external events, like the Hilton showcase in Brussels, where hotel representatives from across Europe presented their properties and services. These moments helped me step out of my comfort zone and get a feel for the real life dynamics of the event world.

  • Marriott Event
  • Workday at Steigenberger Brussels
  • Hilton Showcase
  • Visit of Courtyard

Et c’est justement ça que j’ai adoré : il ne s’agissait pas seulement d’observer, mais bien de participer activement à chaque étape. J’ai appris à contrôler les deadlines, à gérer les attentes des clients, et à collaborer avec des partenaires pour offrir des expériences de qualité.

Chez BCD, j’ai découvert une ambiance de travail à la fois dynamique et bienveillante. On n’a jamais peur de poser une question, parce qu’on sait que l’équipe est là pour nous soutenir. Même en tant que stagiaire, tu es responsabilisé et tu as un vrai impact.

Si tu es curieux, organisé, motivé et prêt à plonger dans le monde exigeant mais passionnant des événements professionnels, cette entreprise est faite pour toi.

C’est une aventure qui te transforme, autant sur le plan professionnel que personnel.