Eventmanagement – EhB ba Toerisme & Recreatiemanagement

🎉 Stage in de eventwereld: van inbox tot boottocht in Dinant

Een stage bij een evenementenbureau is allesbehalve saai, dat kan ik na deze week vol overtuiging zeggen. Ik loop stage bij New Balls Please en kreeg meteen een flinke portie échte event vibes voorgeschoteld: strakke deadlines, toffe locaties, onverwachte wendingen én een hele hoop verantwoordelijkheid.

De week begon op dinsdag (dankjewel Pinkstermaandag 😉). Al snel zat ik tot over m’n oren in de planning. Ik volgde mailverkeer op, beheerde klantendossiers zoals Proximus, zocht workshops en hotels voor ING en werkte databases bij alsof mijn leven ervan afhing. Niet alleen leerzaam, maar ook superafwisselend.

Wat deze stage zo uniek maakt, is de afwisseling tussen bureauwerk en real-life ervaring. Woensdag was het bijvoorbeeld druk met voorbereidingen voor een Leffe-event. Ik maakte roadbooks, draaiboeken en haalde drukwerk op. Donderdag ging ik dan weer mee op locatie naar Dinant: een mix van inspiratie, cultuur en avontuur. We bezochten onder andere Château de Vignée, Maison Leffe, de Citadel en sloten af met een boottochtje. Ja hoor, eventplanning is dus echt meer dan achter een scherm zitten.

Tussen alle taken door volgde ik ook een workshop sales en marketing. Daar werd duidelijk hoe belangrijk het is om creatief te denken zonder het commerciële aspect uit het oog te verliezen. Een event moet niet alleen leuk zijn, het moet ook kloppen van A tot Z, zowel voor de klant als voor de deelnemers.

Wat ik hier vooral leer, is snel schakelen, overzicht houden, professioneel communiceren en denken in oplossingen. Geen enkele dag is hetzelfde en dat maakt het net zo boeiend.

Dus ben jij iemand die houdt van organiseren, plannen én een beetje chaos? Dan is een stage in de eventwereld misschien ook iets voor jou. Je leert skills waar je overal wat aan hebt en je komt op plekken waar je anders nooit zou komen.

Let’s be honest: dit is echt next level stage lopen.
En ja, soms eindigt je werkdag op een boot in Dinant. 🌊😎

From Student to Project Leader – My Internship Adventure at BCD Meetings & Events

Imagine being a student and suddenly thrown into the world of corporate events, client meetings, creative brainstorms, and yes – the occasional fancy hotel. That’s exactly what my internship at BCD Meetings & Events has been like: dynamic, hands-on, and full of learning moments.

I started on March 3rd for a 16 week internship, joining a small team of four amazing women, all working as Project Leaders. From day one, I wasn’t treated like “just an intern”. I was integrated into the team as a full member. There was no step-by-step manual or basic onboarding. Instead, I was encouraged to dive into ongoing projects and actively contribute.

My tasks were very diverse, which kept things exciting. I helped follow up on client projects from start to finish, created timelines, and made sure everything stayed on track. I also contacted suppliers, requested quotes, made bookings, and coordinated the logistics of each event.

Most of the week, I worked from home. My typical day started around 9:00 AM with coffee and a full inbox. Every Thursday, I headed to Antwerp-Berchem to work at the office, catch up with my colleagues, and have some time together.

One of the highlights was our monthly “work from hotel” days, where we spent a day working from a partner hotel. It was the perfect mix of productivity and networking, a great way to explore new venues and build connections in the industry.

I also got invited to external events, like the Hilton showcase in Brussels, where hotel representatives from across Europe presented their properties and services. These moments helped me step out of my comfort zone and get a feel for the real life dynamics of the event world.

Marriott Event
Workday at Steigenberger Brussels
Hilton Showcase
Visit of Courtyard

Et c’est justement ça que j’ai adoré : il ne s’agissait pas seulement d’observer, mais bien de participer activement à chaque étape. J’ai appris à contrôler les deadlines, à gérer les attentes des clients, et à collaborer avec des partenaires pour offrir des expériences de qualité.

Chez BCD, j’ai découvert une ambiance de travail à la fois dynamique et bienveillante. On n’a jamais peur de poser une question, parce qu’on sait que l’équipe est là pour nous soutenir. Même en tant que stagiaire, tu es responsabilisé et tu as un vrai impact.

Si tu es curieux, organisé, motivé et prêt à plonger dans le monde exigeant mais passionnant des événements professionnels, cette entreprise est faite pour toi.

C’est une aventure qui te transforme, autant sur le plan professionnel que personnel.

Mon voyage à travers les Mondes de Pairi Daiza

Wens je de geheimen te ontdekken van een job als Event Coördinator? Vraag je je af wat deze functie inhoudt? Wat je taken en verantwoordelijkheden zijn? Ben je curieus naar het verloop van een stage in de beste dierentuin van Europa? JA! Waar wacht je dan nog op? Keep calm en lees mijn blogbericht!

La première chose à savoir, c’est qu’à Pairi Daiza, chaque journée est unique. Pourquoi? Car je ne sais jamais ce qui m’attend le lendemain! Lors des journées plus calmes, je passe toute la journée à faire des offres pour les clients et à préparer les événements qui arrivent à grand pas. Ennuyant? Croyez-moi, ces journées vous manqueront quand vous devrez vous déplacer toute la journée à travers le parc de 75 hectares pour aider à la réalisation de différents événements. Je vous entends déjà vous plaindre: 75 hectares à pied? Mais non! Pour les longues distances, je me déplace en golfcar. Chouette, n’est-ce pas?

Op het bureau, verricht ik administratieve taken uit. Ten eerste stel ik gepersonaliseerde offertes op voor B2B-klanten rekening houdend met hun vereisten en budget. Eenvoudig? Neen, want er bestaan vijf verschillende types offertes! Maar wees gerust, elk type offerte behoort tot een verschillend type evenement: teambuilding, seminarie, familiedag, verblijf of event op maat, waardoor je je onmogelijk kunt vergissen.

Ook is het mijn verantwoordelijkheid dat elk evenement tijdig voorbereid wordt. NO STRESS! Maar welke taken houdt dit in? Het organiseren en begeleiden van klantenbezoeken, het opstellen van de welkomstmail met het dagprogramma van het evenement, het klaarmaken van polsbandjes en quizboekjes, het ontwerpen van affiches voor de tafels, het creëren van A3-affiches met het logo van het bedrijf, … zijn slechts enkele voorbeelden.

Après avoir organisé et préparé l’événement, le jour J est enfin arrivé! C’est ce jour-là que je préfère. Pourquoi? Car j’adore le contact avec les clients! Croyez-moi, c’est gratifiant de voir les sourires sur leurs visages après un événement réussi à 100% sur lequel vous avez travaillé pendant des semaines. Je suis aussi responsable de la réalisation et coordination des journées teambuilding. Mais quelles sont mes tâches?

Tout d’abord, j’accueille les participants devant la fontaine de la nouvelle entrée et distribue leurs bracelets, tickets d’entrées et tickets de parking. Je les accompagne jusqu’au restaurant pour leur accueil café où je leur explique le déroulement de leur journée ainsi que leur activité ‘Quiz découverte’. À midi, je supervise le moment du repas. Je contrôle que chaque participant porte bien son bracelet et demande si tout se passe bien. En fin de journée, durant le drink de clôture, je corrige les quiz et remets le prix à l’équipe gagnante.

Is het een toeval dat mijn blogbericht in het Nederlands en Frans geschreven werd? Neen! Een vlotte communicatie in deze twee talen is noodzakelijk om met klanten, leveranciers als collega’s te kunnen communiceren. Toch logisch, in één van de bekendste Belgische toeristische attracties, vind je niet?

Pairi Daiza, un endroit magique qui selon moi mérite largement son surnom «Royaume Enchanté des Animaux».

Foto: @Lynn Castelein
Foto: @Lynn Castelein
Foto: @Alyzée Berger
Foto: @Alyzée Berger
Foto: @Lynn Castelein
Foto: @Alyzée Berger
Foto: @Alyzée Berger
Foto: @Alyzée Berger
Foto: @Lynn Castelein
Foto: @Lynn Castelein

Achter de schermen van Pairi Daiza op stage

Pairi Daiza, deze plek doet jong en oud dromen. Je vindt hier dieren van over de hele wereld terug allemaal op éénzelfde plek. Deze dieren zijn in een groen en rustgevend kader terug te vinden. Pairi Daiza differentieert zich van andere parken omdat het daarnaast ook gekend is voor de doordachte authentieke architectuur en de mooi verzorgde tuinen die ook allerlei exotische planten bevatten. Daarnaast is het mogelijk om een onvergetelijke overnachting te beleven met zicht op dieren zoals beren, wolven, pinguïns, walrussen, de ijsbeer of de tijger. Ook als bedrijf kan je naar Pairi Daiza komen om bijvoorbeeld een teambuilding of een familiedag te organiseren. In dit blogbericht kom je meer te weten over hoe de stage in de richting past en wat mijn taken zijn.

Le nom de la formation “Gestion du tourisme et des loisirs” est tout à fait approprié pour ce stage.

A Pairi Daiza, les touristes viennent, et parfois de très loin (Amérique du Nord, Espagne, Madagascar, Marseille, Monaco, etc.) Ces personnes viennent en famille ou avec la société. Par exemple, des personnes de Madagascar sont venues assister à un séminaire à Pairi Daiza. À ce moment-là, je vois qu’il y a aussi le “Bleisure” à Pairi Daiza, voir la théorie du livre sur le terrain est certainement une grande valeur ajoutée.

Recreatie is in Pairi Daiza het allerbelangrijkste, hoewel er ook toeristen komen, zijn er vooral mensen uit België die een dagje in Pairi Daiza komen recreëren.

Management zit evenals in de stage verwerkt, ik krijg de kans als “eventmanager” om de teambuildings en de famile-dagen te managen.

Mais quelles sont exactement mes tâches quotidiennes ? En général, c’est moi qui fais les propositions et les confirmations pour les entreprises qui veulent organiser un événement à Pairi Daiza. Je lis les e-mails pour savoir ce que veulent les entreprises et ensuite je fais une offre personnalisée. S’ils sont d’accord avec le programme et les prix, je fais une confirmation. Il s’agit d’une sorte de contrat qu’ils doivent signer pour confirmer officiellement qu’ils acceptent également les conditions de Pairi Daiza.

Je m’acquitte de ces tâches à un bureau partagé avec mes sympathiques collègues. Depuis le bureau, nous avons une vue sur les chèvres (voir photo). Sur la photo de droite, vous pouvez voir la porte d’un tel bureau où nous travaillons. Toute la journée, vous pouvez entendre les chèvres bêler et parfois vous pouvez même les voir naître.

Pairi Daiza staat ook bekend om de authentieke architectuur in het park, deze tempel is daar een voorbeeld van.

De andere helft van de tijd cross ik door het park van 75 hectare om de teambuildings van de bedrijven in goede banen te leiden. Concreet leg ik de teambuildingactiviteit uit, geef ik het schema van de dag, kom ik rond de middag vragen of alles goed verloopt, verbeter ik de quizzen en deel ik de prijzen uit aan het winnende team. De allereerste dagen mocht ik zelf ook een nieuwe quizz maken waarbij ik dan alle uithoeken van het park heb gezien en het park veel beter heb leren kennen.

Word jij de nieuwe organisator van het BK Surfen in Zuid-Frankrijk?

Een prachtige ervaring bij Wind & Watersport Vlaanderen!

05u30 ‘s ochtends, ergens vlakbij een wijngaard in het zonnige Zuid-Frankrijk. Verschillende wekkermelodieën weerklinken door de moderne villa (met zwembad en jacuzzi voor de liefhebbers). Ik wil me nog eens omdraaien, maar snoozen zit er helaas niet in. Vandaag start het belangrijkste surfevenement van 2019 waar we met honderden mensen één jaar lang op hebben zitten wachten: Het Protest Belgisch Kampioenschap Surf 2019

“Good morning Damian. Are you ready to get into the ocean?”, is the first thing I say. He nods and walks to the kitchen. After another splendid breakfast, we jump into the jeeps and drive to the place where we will spend a lot of time this week: The Mojito Bar. For those who are already dreaming about an internship where you will drink mojito’s all day long, forget it. This is our event location, where the crew and the judges watch carefully every move of the surfers in the ocean.

As soon as we get out, we take a first look at the ocean. Are the waves as good as they announced on all the forecast applications we checked last days? They look challenging and exactly what we need. Perfect conditions for the participants and the future Belgian champions. The first rays of the autumnal sun appear from behind the dunes. It promises to be a beautiful day, about 23 degrees Celsius on the 27^th of October. Perfectly normal, don’t you think? Or is there something as, how do they call it again, “global warming”?

Al het materiaal krijgt een vaste plek: de Red Bull star tent wordt op het strand met meerdere getrainde biceps naar omhoog geduwd, IPads worden opgestart, sponsortenten en -parasols worden opgezet, de DJ-booth wordt gemonteerd, … De hele crew is klaar voor een lange, maar prachtige dag met topcondities die je niet snel in België zal vinden. De eerste deelnemers komen aan in (al dan niet) gesponsorde wetsuits, hun boards gewaxt met chirurgische precisie en nieuwe vinnen die verlangen naar die perfecte cut-back*. 100% focus, geïsoleerd van de wereld met hun headphones op zoals de grote professionals ter voorbereiding op hun heat. Dit alles met maar één doel voor ogen: dé nieuwe Belgische Kampioen Surf worden in hun categorie.

Samen met Tommy Maenhaut, coördineer en help ik bij de opbouw, het verloop en de afbraak van het event. Ik geef input bij beslissingen die genomen moeten worden. De eindverantwoordelijkheid ligt uiteindelijk bij Tommy, maar ik krijg de kans om de rol van eventmanager van dichtbij mee te maken. Bovendien verzorg ik samen met Kevin Van den Driessche het marketingaspect van de federatie (het schrijven van verschillende blogberichten, het creëren van Instagramposts en -stories, het beheer van de website en de Facebookpagina’s,…). Tijdens de stage doorloop je van A tot Z alle aspecten die komen kijken bij het organiseren van een event: het opmaken van een draaiboek, je spreekt met sponsors, je zorgt voor alle nodige documenten, je beheert bestellingen en inschrijvingen van deelnemers,…

Je peux vous confirmer que si vous êtes passionné par le surf et l’événementiel, ce stage vous plaira! Tommy Maenhaut vous apprendra pleins de choses et vous donnera de belles chances. Petite astuce : prenez l’initiative, soyez flexible et indépendant(e). Si vous avez besoin de 8h de sommeil par jour, oublie le monde de l’événementiel. Il faut être capable de travailler un maximum, de se lever tôt et de se coucher tard. Bien sûr qu’après une longue journée vous pouvez vous détendre dans le jacuzzi mit ein trappistje dabei. Heerlijk !

*cut-back : een surfmanoeuvre.

3 Essentials of an Event Planner

Dit blogbericht gaat over drie belangrijke eigenschappen waarover een evenmanager moet beschikken. Flexibiliteit, stress bestendigheid en organisatietalent komen hier aan bod. Daarnaast wordt ook korte intro gegeven over de verschillende stagetaken.

Passie, creativiteit, social skills, team spirit, organisatorische vaardigheden, optimistisch zijn, niet stressen… Al deze termen kwamen de afgelopen twee maanden al dagelijks aan bod.

Vandaag zit ik al even over de helft van mijn vier maanden stage. Enkele dagen vlogen voorbij maar andere dan ook weer niet. Stage lopen bij een evenementenbureau is niet altijd even evident. Net zoals iedereen die zijn stage begon, werd ook ik er meteen “ingesmeten”. E-mails beantwoorden, offertes verzenden, telefoneren, leveranciers contacteren en zo veel meer. Na een maand kreeg ik zelfs al de kans om zelfstandig evenementen te begeleiden (STRESS!).

During those first months I noticed that Sidney (my internship supervisor) was always available. He is constantly on the phone and has ten different things on his mind. During the weekend I am often expected to help with the events. Next year I plan to continue studying event management, which is why I thought it would be interesting to list the three most important characteristics of an event planner.

Stress resistance: I think this first characteristic is really crucial. During this internship it is important that you can manage stress. We have to organise a lot of different events and they require plenty of preparation.
Flexibility: As an event manager you have to be very flexible and work on days when others don’t. Events are often organized in the late evening or during weekends.
Organization talent: Last but not least! It’s important to have a complete overview of all the events. If something doesn’t go according to plan you have to be able to improvise.

After the first few months of my internship, I am certain that I will study event management next year. In my next blog post you’ll be able to read everything about the first event that I’ve organized by myself. Until next time!

Garnaalkruien – Blankenberge
Golfkarrally – Knokke
Haka -Knokke
Schermen – De Panne
Gocarrally – Oostende