Een stage in de event/travel sector klinkt voor veel mensen als champagne, feestjes, in het buitenland zijn en leuke locaties bezoeken. Maar achter elk goed georganiseerd evenement schuilt een hele weg vol voorbereiding, planning en overleg. Tijdens mijn stage van negen weken bij Folks, een travel en event agency, heb ik dat van heel dichtbij mogen ervaren. Al vanaf dag één draaide ik volop mee: branding maken in Canva of powerpoint, hotels en restaurants zoeken internationaal, offertes opvragen, PowerPoints maken voor hotels en restaurants, Excel-lijsten bijhouden, en vooral héél veel mails versturen en beantwoorden. Meestal werkte ik op kantoor of van thuis, maar ik kreeg ook de kans om meermaals mee te gaan op locatie, wat het extra interessant maakte.
Zo mocht ik drie dagen meehelpen op het Multi Model Media Event van Toyota & Lexus in Mechelen, waar ik verantwoordelijk was voor het onthaal, het controleren van badges, begeleiden van gasten en opvolgen van tijdslots en transfers. Een unieke ervaring waarbij je voelt hoeveel er achter de schermen gebeurt. Helemaal op het einde van mijn stage werkte ik ook twee dagen mee aan het FEDIMA-event in Brussel. Daar begeleidde ik internationale gasten bij hun bezoek aan het parlement, een stadswandeling en verschillende restaurants. Wat dit zo bijzonder maakte, is dat ik in de weken ervoor ook had bijgedragen aan de voorbereiding: deelnemerslijsten opstellen, locaties bezoeken… Het voelde dus echt als een project waar ik écht had aan meegewerkt.
Wat ik vooral geleerd heb, is hoe belangrijk het is om gestructureerd te werken. Alles moet nauwkeurig opgevolgd worden: lijsten, mails, timings, locaties… Ook communicatie is cruciaal: je moet snel, duidelijk en professioneel kunnen schakelen met klanten en leveranciers, vaak in het Engels of Frans. Daarnaast heb ik geleerd hoe je begint aan een groot internationaal project, en hoe je samenwerkt met mensen uit verschillende culturen. Ik kreeg ook een inkijk in het financiële luik van eventplanning. In sectoren zoals de farmacie gelden er strikte regels rond uitgaven voor overnachting of dineren. In de eventwereld is er meer flexibiliteit, maar ook daar moet je goed inschatten wat binnen het budget past. Wat ik geweldig vond aan mijn stage bij Folks, is dat ik veel vrijheid kreeg en me echt een volwaardig lid van het team voelde.
Het harde werk loont, want het moment waarop alles samenkomt op het event zelf, geeft zo’n voldaan gevoel. Dan weet je: dit heb ik mee mogelijk gemaakt.
