Wanneer ik dacht aan een onthaalfunctie, associeerde ik me dat met het ontvangen van bezoekers en beantwoorden van telefoons. Maar tijdens mijn stage ontdekte ik echter dat organisatie, administratie en klantgerichtheid daarbij een belangrijke rol speelde.
Frame21 verhuurt flexibele kantoren, eventruimtes en meetingzalen. Bij Frame21 kom je in contact met veel verschillende bedrijven en mensen uit andere sectoren of andere projecten en voor je het weet leer je elke dag wat bij over uiteenlopende vakgebieden.
Ik begin mijn dag met het minst leuke deel en dat is controleren of elke verdiep netjes is en of de koffiemachines voldoende gevuld zijn wat zonder cafeïne ligt de productiviteit hier gevaarlijk laag.
Hierna ontvang ik bezoekers die een afspraak hebben met een bedrijf in het gebouw, ik verwittig de juiste persoon of ik begeleid ze zelf naar boven. Mensen die een meeting of evenement hebben krijgen een warm onthaal, met koffie/koekjes/wafels en chocolade is dat niet moeilijk natuurlijk. Verder wijs ik hen de weg naar de zaal die geboeked werd voor hen.
Zodra de vergaderzalen dichtgaan, start het werk achter de schermen. Ik zorg voor de post van de bedrijven en beheer mee de mailbox om vergaderzalen in te plannen, offertes maken en opsturen, telefoons beantwoorden,… Ook moet alles terug proper zijn en klaar staan voor de break, zodat iedereen terug zijn dosis koffie binnen heeft.
Voor de lunch komt de lokale leverancier af met het eten dat besteld werd die we dan klaarzetten voor de bezoekers met voldoende drank.
Zodra meetings of evenementen afgelopen zijn begint Operation Room reset. Dat betekent de zaal opnieuw klaarzetten in de volledige opstelling volgens de wensen van de volgende klant.
Maar toch ziet geen enkele dag hetzelfde uit. Een voorspelbare werkdag heb ik bij Frame21 nog niet meegemaakt want voor je het weet staat er steeds een nieuwe uitdaging klaar en dat maakt deze stage ook extra boeiend. Hier heb ik niet enkel geleerd hoe je mensen welkom laat voelen, maar ook hoe je duizend dingen tegelijk doet zonder mijn glimlach te verliezen.