Categorie: Stage

Plein Publiek is a bar and event company in the center of Brussels on Mont des Arts. Located in le Palais de la Dynastie, a historical building that was built for the World Expo of ’58. I would like to share my experience at this unique company with you.

The first thing you should about Plein Publiek: it’s not an ordinary work environment. At first, it was a bit intimidating to see how well everyone knew each other already and how close they were. When you are not a part of this group yet you don’t know exactly where you fit in or what the boundaries are. But gradually, my colleagues turned into my friends. For me, this is one of the most admirable traits of the company and the management team. They included me from the beginning and always try to make everyone feel welcome and heard, no matter what their position is. Someone once said that the team in Brussels is basically like a cult, which is a valid statement. Minus the blood pacts and rituals, there are similarities: everyone that gets in doesn’t want to get out.

Als stagiaire kreeg ik heel uiteenlopende taken, wat de stage net zo boeiend maakte. Ik stond grotendeels in voor de communicatie maar hielp ook met evenementen voorbereiden, administratie, sociale media, en meer. Meer concreet schreef ik elke week een korte briefing voor het personeel, regelde ik groepsreservaties, beantwoordde ik reviews en hielp ik soms met nieuwe ideeën bedenken voor sociale media of de inkleding van het restaurant. Ik kon alles een beetje proberen en werd ook aangemoedigd om zelf richting te geven aan mijn stageproces.

De bouwstenen van Plein Publiek Brussels zijn the 7 core values: eerlijkheid, teamspirit, respect, vertrouwen, zelfontwikkeling, communicatie, en werkethiek (nieuwsgierig, proactief en trots zijn). Deze waarden worden gerepresenteerd in elke laag van het bedrijf. Aangezien dit bedrijf zo jong is en zo snel groeit is het belangrijk dat er vaste waarden zijn die iedereen respecteert en die een bepaalde harmonie creëren in de manier van samenwerken. Ik moet eerlijk zijn, toen ik begon aan mijn stage liep ik soms een beetje verloren. Niet alleen in het gigantische gebouw dat een doolhof lijkt maar ook in het werk. Door de hoeveelheid werk en het tekort aan ervaren personeel die verantwoordelijkheid hebben kan het soms wat chaotisch zijn. Ondanks dit slaagt het management er toch in om alles in goede banen te leiden en een positieve werksfeer te creëren waarin iedereen het beste in elkaar naar boven haalt.

Because I was allowed and able to work independently from the beginning and got a lot of trust, I learned a lot. I think I couldn’t have chosen a better fit for me to do an internship: the sometimes-unconventional way of working, independence, understanding, and mindset, are all factors that led me to envision myself working in this dream team for a long time after my internship. 

Team work makes the dream work!

Start van mijn dag om 6 uur s ’morgens. Geen tijd voor een ontbijt omdat ik om 8 uur een afspraak heb met Pieter aan het metrostation Heysel. We vetrekken van daar met de auto voor Brugge. Waarom?

Pieter m’a demandé il y a de ça plusieurs jours si j’étais intéresse de l’accompagner à Bruges pour guide un groupe de 123 personnes. La société Gedimat et Gedibois organise chaque année un séminaire annuel de plusieurs jours. De base le séminaire fait le tour de la France mais cette année il mettait Lille a l’auneur. La société avait pris contact avec Pieter pour l’organisation d’une journée à Bruges.

Het busbedrijf ‘Voyages Descamp’ was verantwoordelijk voor de reis heen en terug van Lille naar Brugge. De aankomst van de drie bussen was oorspronkelijk voorzien om 9 uur 30 minuten maar ze liepen vertraging op en kwamen pas om 9 uur 50 minuten aan op ons afspraakpunt (Bargeplein). Dit was ook het afspraakpunt voorzien met de gidsen waarmee we enkele laatste punten nog eens nagingen voordat de bussen aankwamen.

La journée commençait avec trois activités différentes : Une visite en tram de Bruges tirer par des chevaux, un tour en bateau et une visite avec guide avec dégustation. Les 123 personnes étaient divisées en trois groupes afin que les trois activités puissent se faire dans un ordre bien précis. Un premier groupe commençait avec la balade en tram, un autre avec le bateau et le dernier avec la visite guide.

Pieter en ik zijn met de tram meegegaan omdat deze naar het restaurant Maximiliaan van Oostenrijk ging waar we eens moesten gaan checken dat alles wel zoals besproken werd klaargezet. We hadden gereserveerd voor 126 personen en hadden het hele restaurant voor onszelf dat bestaat uit twee verdiepingen. Alles was in orde en de laatste punten werden besproken met de hoofdverantwoordelijke van het restaurant. We richten ons toen naar het afspraakpunt om van activiteit te veranderen zodat we verder het verloop van de dag nagingen.

Les trams avaient pris du retard ce qui a retardé tout le programme. Nous avons suivi le même groupe et sommes alles boire quelque chose au café ‘Bourgogne des Flandres’ qui tiens son nom d’une bière typique de Bruges. Ensuite nous avons suivi les guides pour les balades en bateaux. Nous avions réservé 2 bateaux pour chaque groupe. Malheursement à cause des retards des tram nous n’en avions qu’un et avec Pieter nous ne sommes pas montés avec.

Ik ben een eigen pad toen opgegaan en had met Pieter afspraak om 13 uur 30 aan het restaurant. Ik besloot ervan te genieten om een Vaderdag cadeau te kopen voor mijn vader en mijn magneet voor mijn collectie naast heerlijke chocolade van Brugge. Ik kwam op tijd aan en moest de mensen begeleiden tot hun plaats en zien of alles goed verliep voor iedereen. Het menu bestond uit een hesp sla, waterzooi met kip en een heerlijke Dame Blanche als dessert.

Dans l’après-midi les personnes étaient libres jusqu’au départ des bus à 16 heure et 15 minutes. Nous avons retrouvé tout le monde au même point que ce matin pour repartir vers Lille. Nous avons vérifié que tout le monde était bien là et donner la permission au bus de démarrer. Ensuite avec Pieter nous avons repris la route vers Bruxelles pour rentrez nous aussi.  

The Outsider Aalst is het leukste avonturenpark in Aalst en omstreken. Bij The Outsider kan je zowel een klimpartij op één van de klimtorens doen of een sportieve activiteit op het water. Het park is geopend voor zowel particulieren, bedrijven als voor scholen. The Outsider Aalst heeft een groot aanbod aan diverse activiteiten en heeft sinds dit jaar 2 nieuwe activiteiten: fluistersloepen en offroad steps.

Comme stagiaire chez The Outsider j’ai eu la possibilité de faire plusieurs tâches. Ma tâche principale est de superviser les journées sportives des écoles primaires et secondaires. Il est très important que les élèves passent une bonne journée avec nous. Nous commençons les journées sportives en les accueillant dans notre parc d’aventure. Ensuite, nous continuons avec les activités. Il peut s’agir d’activités aquatiques ou d’activités où vous ne devez pas avoir le vertige. Pour conclure, nous saluons les élèves.

Een tweede belangrijke taak die ik had bij The Outsider was het onthaal. Het onthaal bevat meerdere taken. Eerst en vooral moet je de klanten verwelkomen en hun een bandje meegeven. De bandjes duiden aan welke activiteit ze hebben geboekt en met hoeveel ze aanwezig zijn. Daarnaast ben je aan het onthaal verantwoordelijk voor de botenverhuur. Je begeleidt de klanten naar de Dender en geeft hun basisinstructies mee. Vervolgens moet je aan het onthaal ook de telefoon steeds opnemen. Klanten bellen vaak voor informatie of om te weten of ze mogen langskomen. Ten slotte kunnen de klanten bij The Outsider genieten van een fris drankje met een pakje chips in de Denderbar.

Chez The Outsider, vous ne devez pas avoir peur d’utiliser votre créativité. Nous concevons presque tout nous-mêmes. Il peut s’agir de panneaux informatifs ou de l’aménagement des zones de stockage. En outre, nous gardons tous ensemble le domaine propre. Il peut donc arriver que vous utilisiez la tondeuse à gazon ou la débroussailleuse.

Ben jij avontuurlijk en ben je niet bang om je creativiteit te gebruiken? Dan is The Outsider Aalst de perfecte stageplaats voor jou!

Dat ik stage ging lopen in Washington D.C. bij een Amerikaanse non-profit wist ik natuurlijk op voorhand, maar dat die mij de kans zou geven om naar Florida te trekken op business trip was een hele verrassing. En wat voor één!

But let’s start with what my internship position entailed exactly. As the ‘Events (Summit) Intern’ I helped plan the annual conference that my internship site holds. I interned at Feedback Labs, a nonprofit that aims to make feedback the norm in philanthropy, aid and government. And by feedback, they mean listening to the input of people you’re serving in a certain way instead of only listening to what the people with money above you want, which is basically how our society is built now.

De jaarlijkse conferentie – die dit jaar begin maart in Jacksonville, Florida doorging – heeft als doel om allerlei zogenaamde ‘feedback practitioners’ samen te brengen om inzichten te delen en van elkaar te leren. In verschillende sessies verspreid over drie dagen werd gesproken over tools die kunnen gebruikt worden om feedback te verzamelen, hoe feedback kan bijdragen tot meer gelijkheid, welke evoluties er nog staan te wachten enzovoort. Zelf was ik onder meer verantwoordelijk om aanwezigen via de voorziene bussen goed op een offsite sessie (dus buiten de conferentieruimte) te krijgen en ter plekke notities en foto’s te maken. De sessie werd gepresenteerd door de Jacksonville Historical Society en ging over hoe deze toeristische organisatie meer diversiteit wil brengen in de tentoonstellingen die ze houdt (tot nu toe draaien die meestal rond rijke, witte families uit de geschiedenis van de stad).

I also helped with the communications about the event (before, during and after the event), made sure the agenda was always updated in the online system, wrote blog posts about the conference… In general I got a good understanding of what it takes to organize a business event with an international audience attending (both in-person and remotely). And physically being at the event I put so much time in, absolutely was the icing on the cake. So yes, I went on my first ever business trip during my internship! If I liked it? Yes!

Natuurlijk was het tijdens mijn stage ook aanpassen aan de Amerikaanse werkomgeving, want die voelde toch heel anders aan dan een Belgische. Feedback Labs zit in een coworking space met allerlei andere organisaties die een positieve verandering willen maken in de wereld. Dit element op zich brengt natuurlijk ook al een bijzondere sfeer met zich mee. En ook qua taal was het vanzelfsprekend aanpassen om constant in het Engels te communiceren. Ik botste hiermee niet echt op problemen, maar ik ben wel nog meer gaan inzien hoe erg ik van de Nederlandse taal hou. In het algemeen was drie maanden stage lopen en leven in Amerika alleszins absoluut een once-in-a-lifetime experience!

On Monday the 25^th of April, I started as a travel consultant at Reizen De Lathauwer, a travel agency located in Aalst. Reizen De Lathauwer sells on the one hand package holidays of TUI, Corendon and Club Med, and elaborates on the other hand many tailor-made trips. On top of that, they sell trips of the tour operator Live To Travel, the sister company of Reizen De Lathauwer. Live To Travel is the specialist in the Benelux for trips to Africa, Oceania, the Caribbean, and the Indian Ocean.

Bij Reizen De Lathauwer was ik dagelijks bezig met telefoons beantwoorden, offertes opmaken, klanten en touroperators mailen, dossiers klasseren, luchthavenvervoer regelen, reisdocumenten in orde brengen en zo veel meer.

After an internship of 4 weeks at Reizen De Lathauwer, the production department of Live To Travel asked me if I would like to assist them. As the deadline for the publication of several brochures was approaching, help was much needed. Of course, I did not shy away from a challenge and said yes to this proposal! One of the main tasks I performed here, was writing appealing descriptions of hotels for Live To Travel’s brochures and website. Moreover, I translated texts such as itineraries and descriptions of excursions from French to Dutch.

Tijdens de laatste weken van mijn stage kreeg ik er bij Live To Travel nog een verantwoordelijkheid bij, namelijk de mappen met alle nodige reisdocumenten van A tot Z voor de klanten samenstellen. Ik creëerde onder andere vouchers voor hotels, huurwagens en transfers, controleerde en printte alle noodzakelijke documenten zoals e-tickets, het reisprogramma, de coronamaatregelen, enzovoort én zorgde ervoor dat alle verschillende documenten één mooi geheel vormden.

As I had the opportunity to work for Reizen De Lathauwer and Live To Travel, I got to know two different sides of the travel industry and was able to compare them. I learned what the positive and negative points of working for a travel agency and a tour operator are. This internship was an enriching experience and definitely offered me a new perspective on the tourism sector.

Kortom: proeven van deze twee werelden smaakt naar meer…

Ik heb voor de touroperator ‘live to travel’ gekozen als stageplaats. Waarom? Omdat het volgens mij één van de meest logische vervolg is van onze studies. Wij hebben namelijk niet voor niets uren achter de schoolbanken gezeten om de les touroperating te volgen. En bovendien was het één van de vakken dat ik het best begreep en waar ik mij later misschien ook in zou zien werken. In dit bericht zal je meer te weten komen over mijn ervaring in een Touroperator.

In het begin van mijn stage kwam ik direct terecht in een toffe sfeer. De werkruimte is ook zeer modern en open georganiseerd. En dat gaf mij direct wel een goed gevoel omdat het er niet ouderwets en saai uitzag.

Ik ga vanaf het begin al zeggen dat het geen stageplaats is waar je zal stilzitten, het is redelijk druk maar enkel op deze manier vliegt de rijd voorbij.

Ik heb tijdens mijn stageperiode verschillende taken gedaan. Ik begon met het maken van reisdocumenten. Dat zijn de dossiers die we naar klanten sturen voor ze op reis vertrekken. Ik moest er dus voor zorgen dat elk dossier alle informatie bevat die de klanten nodig zouden kunnen hebben. Dit begint met het toevoegen van een voorblad, een welkomstbrief aan de klant, het op papier zetten van de coronamaatregelen voor de bestemming, het toevoegen van de vouchers voor het verblijf en de transfers, het toevoegen van de noodnummers van wie te contacteren in geval van nood…

J’ai fait ça pendant 2 semaines, mais au cours de mon stage, j’ai surtout dû faire des Devis. Un devis commence toujours par une demande du client. Il se rend dans une agence de voyage et peut ou non savoir exactement ce qu’il veut. Nous recevons la demande de l’agence de voyage et c’est à nous de regarder le programme, de l’ajuster si nécessaire, de trouver des vols sur Galileo d’envoyer le tout au DMC avec le budget restant si le client a donné un budget (il faut en déduire le prix des vols et la commission).

Une fois cette étape franchie, attendez la réponse de l’agence de voyage. Ils peuvent alors confirmer directement par e-mail que les clients veulent réserver, mais comme partout, les clients ne sont pas vite contents et des ajustements doivent être faits et vous agissez comme intermédiaire entre l’agent local et l’agence de voyage jusqu’à ce que les clients soient satisfaits et veuillent réserver ou qu’ils abandonnent la réservation.

Il m’a fallu un certain temps pour m’y habituer, mais cela fait maintenant trois semaines et tout se passe bien. Cela demande beaucoup de concentration, mais le temps passe très vite.

Ce que j’ai aussi vraiment appris, c’est l’ordre et l’organisation. Lorsque vous avez reçu 50 demandes ou plus, vous devez toujours être en mesure de récupérer l’ensemble du dossier en quelques secondes, au cas où l’agence de voyage ou les clients appellent au sujet de leur dossier.

It’s certainly not a ‘no-brain’ job, But honestly that gets boring after a while. So to answer the question, you can’t act like a tourist in a tour operator, because you’re there to work hard with sometimes a lot of stress.