Tijdens mijn stage bij Het Depot in Leuven krijg ik de kans om in verschillende functies te werken, zoals (online) communicatie, grafisch ontwerp en promotie, horeca en events, productie, en vrijwilligerscoördinatie en ticketing. Deze diverse rollen bieden een unieke en leerzame ervaring die ik graag met jullie wil delen.

(Online) Communicatie, Grafisch Ontwerp en Promotie

In mijn rol in (online) communicatie, grafisch ontwerp en promotie houd ik me bezig met het ontwikkelen en uitvoeren van social media posts. Het Depot werkt voornamelijk met Instagram en Facebook. Hierbij vul ik sjablonen in om onze weekagenda en nieuwe shows aan te kondigen en om onze evenementen te promoten. Daarnaast voer ik onderzoek uit om een nieuwe huisstijl te vinden voor Het Depot Academy. Ik zoek naar grafische ontwerpers en kijk of zij geïnteresseerd zijn in een samenwerking als hun stijl ons aanspreekt. Ook stel ik vragen aan andere concertzalen om te zien hoe zij promotie aanpakken voor evenementen zoals OpenMic. Ik identificeer waar Het Depot meer aandacht nodig heeft en vraag om tips en vergelijkingen bij anderen. Daarnaast zorg ik ervoor dat de in-house promotie up-to-date blijft en haal ik af en toe een bestelling van nieuwe posters op.

Horeca en Events

Bij de horeca- en eventafdeling werk ik mee aan de organisatie en uitvoering van evenementen. Dit varieert van het opzetten van de zaal tot het bedienen van gasten. Het is een geweldige kans om de operationele kant van evenementenmanagement te leren kennen en om direct in contact te staan met bezoekers. Daarnaast voer ik administratieve taken uit, zoals het opstellen van contracten en offertes. Ik woon meetings bij om vragen en mogelijkheden van de klant te bespreken. Ook is het belangrijk bij deze afdeling om bestellingen te plaatsen voor horeca zodat er nooit iets tekortkomt.

Productie

In de productiefunctie assisteer ik vooral bij het opzetten en afbreken van evenementen. Daarnaast zorg ik ook voor de hospitality van de artiesten. Dit houdt in dat ik ervoor zorg dat de artiesten zich welkom voelen en alles hebben wat ze nodig hebben.

Vrijwilligerscoördinatie en Ticketing

Als vrijwilligercoördinator en ticketing ben ik verantwoordelijk voor het aansturen en ondersteunen van onze vrijwilligers. Dit houdt in dat ik roosterplanningen maak, contracten opstel, help waar nodig voor de vrijwilligers en hen coördineer. Het is een belangrijke rol waarbij ik mijn leidinggevende vaardigheden verder kan ontwikkelen.

Conclusie

Tijdens mijn stage heb ik gemerkt hoe belangrijk flexibiliteit en zelfstandigheid zijn. Het Depot waardeert deze eigenschappen enorm en biedt veel ruimte voor persoonlijke groei en ontwikkeling.

De sfeer is collegiaal en ondersteunend, wat het een geweldige plek maakt om te leren en te werken.

Voor toekomstige stagiairs is Het Depot een uitstekende plek om verschillende aspecten van evenementenmanagement en communicatie te leren kennen. Of je nu geïnteresseerd bent in promotie, horeca, productie of vrijwilligerscoördinatie, er zijn tal van mogelijkheden om te groeien en waardevolle ervaring op te doen.

Ik hoop dat mijn ervaring jullie een goed beeld geeft van hoe een stage bij Het Depot eruitziet. Het is een dynamische en inspirerende omgeving waar je veel kunt leren en je vaardigheden kunt ontwikkelen.

Internship at Het Depot in Leuven: A Unique and Educational Experience in the Field of Recreation Management

During my internship at Het Depot in Leuven, I have the opportunity to work in various roles such as (online) communication, graphic design and promotion, hospitality and events, production, and volunteer coordination and ticketing. These diverse roles offer a unique and educational experience that I am excited to share with you.

(Online) Communication, Graphic Design, and Promotion

In my role in (online) communication, graphic design, and promotion, I am involved in developing and executing social media posts. Het Depot primarily uses Instagram and Facebook. I fill in templates to announce our weekly agenda and new shows and to promote our events. Additionally, I conduct research to find a new visual identity for Het Depot Academy. I search for graphic designers and check if they are interested in collaborating if their style appeals to us. I also ask other concert venues how they approach promoting events like OpenMic. I identify areas where Het Depot needs more attention and ask for tips and comparisons from others. Additionally, I ensure that in-house promotion is up to date and occasionally pick up orders for new posters.

Hospitality and Events

In the hospitality and events department, I assist with the organization and execution of events. This ranges from setting up the venue to serving guests. It is a great opportunity to learn about the operational side of event management and to interact directly with visitors. Additionally, I perform administrative tasks such as drafting contracts and quotations. I attend meetings to discuss questions and possibilities with clients. It is also important in this department to place orders for hospitality supplies to ensure that nothing is ever lacking.

Production

In the production role, I mainly assist with setting up and breaking down events. Additionally, I take care of the hospitality for the artists. This means ensuring that the artists feel welcome and have everything they need.

Volunteer Coordination and Ticketing

As a volunteer coordinator and ticketing assistant, I am responsible for directing and supporting our volunteers. This includes scheduling shifts, drafting contracts, helping volunteers where needed, and coordinating them. It is an important role where I can further develop my leadership skills.

Conclusion

Throughout my internship, I have realized the importance of flexibility and independence. Het Depot greatly values these qualities and provides ample room for personal growth and development. The atmosphere is collegial and supportive, making it a fantastic place to learn and work.

For future interns, Het Depot is an excellent place to learn about various aspects of event management and communication. Whether you are interested in promotion, hospitality, production, or volunteer coordination, there are plenty of opportunities to grow and gain valuable experience.

I hope my experience gives you a good insight into what an internship at Het Depot looks like. It is a dynamic and inspiring environment where you can learn a lot and develop your skills.a fantastic place to learn and work.