Cititravel DMC is a Destination Management Company specialized in organizing corporate events such as meetings, incentives and conferences. The company was elected ‘Spain’s Best MICE Organiser 2022’ by the voters of the World MICE Awards. I worked at the operations department as a project assistant and spent most of my time creating proposals for our clients, international event & meeting planners. A proposal consisted of two parts: a presentation including the event program and the different possibilities of venues, restaurants and hotels, and a quotation in Excel. Before I created any proposal, I contacted various local suppliers to see if they had availability. Once the proposal was sent to the clients, I had to keep in touch with them via e-mail and follow up on the file. The most interesting part about this job was that no two requests were the same. It ranged from incentives for 50 people to meetings for 750 people.
Hiernaast was ik verantwoordelijk voor het regelen van site inspections bij nieuwe hotels, venues en restaurants. De laatste jaren zijn er namelijk veel luxehotels en venues geopend in Madrid en is de stad een echte hotspot geworden om bedrijfsevenementen te organiseren. Madrid werd zelfs vorig jaar door de World Travel Awards verkozen tot ‘World’s Leading Meetings & Conference Destination’, en dat het vierde jaar op rij!
Without any doubt, coordinating events was the most fun part of my internship. I got the chance to assist at different events to ensure that everything ran smoothly. I was often given responsibilities such as briefing the guides, escorting guests to buses and so on.
Mijn collega’s betrokken me bij elke fase van een evenement, namelijk de voorbereiding, uitvoering en ‘aftercare’. Na een aantal maanden heb je een goede kijk op hoe een evenement van A tot Z wordt georganiseerd en begin je de complexe wereld van de Meetings Industry te doorgronden. Aangezien lange werkdagen in deze sector niet uit te sluiten zijn, dien je flexibel te zijn. Maar niet getreurd: je krijgt er ook veel voor terug! Zo word je vaak als één van de eerste uitgenodigd om nieuwe trekpleisters gratis uit te proberen.
This internship not only made me realize that I am passionate about events, it also made me grow as a person. I am very grateful for everything I learned during this period and will always look back on this adventure with a smile.
Als je twijfelt om je stage in het buitenland te doen, luidt mijn advies als volgt: doe het gewoon en waag een sprong in het diepe! Je zal er zeker geen spijt van krijgen!
