Atout France in Brussel is het buitenlandkantoor van de nationale toerismedienst voor Frankrijk. Hier promoten we dit prachtig land in Belgie dankzij de service promotie&evenementen die tal van workshops, eductours,… organiseert voor de MICE en de TO’s ism Franse partners en ook communiceert dmv newsletters. Hier heb ik 5 maanden stage gelopen.
Daarnaast heb je ook de communicatiecampagnes waarmee de service marketing zich bezighoudt en de pers voor alle artikels, persreizen etc. Deze stage is om de volgende redenen een heuse aanpassing voor mij geweest.
Ik ben een studente in een verkort traject die hiervoor lerarenopleiding heeft gedaan en enkele stages had gedurende 3 jaar. Maar ik voelde me nog steeds meer student dan werkmens. Hier is het een kantoorjob dat erg verschillend is dan het leraarschap qua timing en activiteit. Verder was het kantoorleven met collega’s en vergaderingen ook nieuw. Maar na een aanpassing en accepteringsperiode maakte ik volledig uit van de service Promotion&Evenements en was ik aanwezig op de evenementen waaraan ik heb gewerkt.
Hierover lezen jullie meer in deze blog!
Le 5 novembre: Workshop Bretagne, le 19 novembre: So Chic So France, le 28 novembre le Workshop destinations françaises outre-mer, le 12 décembre: France your next congress destination (Pour le MICE) et le mardi 14 janvier Collection France 2020 événement presse, étaient et les événements ou j’ai été présente.
A l’approche de l’événement et après, certaines tâches administratives et de logistique doivent être prises en compte. Ceci a été principalement mon job.
Avant un événement pour les partenaires:
Par exemple pour le workshop Bretagne, les partenaires d’Atout France sont: Destination Rennes, Groupe Thalasso Sofitel, Condor Ferries, Quimper,…)
- Envoyer une fiche d’inscription (+ bon de commande pour le cout)
- Evoyer un dossier technique ( pour qu’ils nous envoyent leurs documents :photos, nom-prénom, société, contenu, coordonnées)
- Envoyer la liste des inscrits (pour qu’ils puissent se préparer)
- Réserver des chambres d’hôtel (parfois ils le font directement sans passer par nous)
- Faire des badges, des cartes nominatives, un catalogues des exposants (avec tout le contenu des partenaires présents à l’événement pour donner aux invités sous forme de clé USB)
- Imprimer la liste des inscrits
Après l’événement pour les partenaires:
- Envoyer un mail de remerciement avec les photos, un lien vers un questionnaire de satisfaction et la listes des invités (présents, no show, excusés)
- Rédiger un compte rendu des résultats du questionnaire de satisfaction
Avant l’événement pour les invités
Par exemple pour le workshop Bretagne c’est: Wonderreizen, Reizen Lauwers, Connections, Reizen de Lathauwer, Travelbee, Rantours,…
- Envoyer l’invitation pour succiter leur intêret pour qu’ils s’inscrivent
- Faire des rappelles téléphoniques si on a pas assez d’inscrits
- Gerer les inscriptions dans un fichier Excel
- Faire des badges
Après l’événement pour les invités:
- Envoyer un mail de remerciement avec les photos, un lien vers un questionnaire de satisfaction et le catalogue des exposants
- Rédiger un compte rendu des résultats du questionnaire de satisfaction
Pendant l’événement:
Mon job durant l’événement est d’acceuillir les invités et partenaires et leur donner des documents comme la clé USB ou la liste des exposants, un goodie bag, des explications,… D’aider et d’être proactif.
Pour le workshop destinations outre-mer nous avions invité nos partenaires des destinations comme La Réunion, la Guadeloupe et ses iles, Air Tahiti Nui, Air France mais aussi des hôtels comme Ness By the Ocean ou la chaine Des Hotels et des Iles. En tout nous avions donc une dixaine d’ exposants pour 50 TO’s, agences de voyages invités. Le but de la soirée êtait qu’ils échangent sur la destination pour que le TO puissent vendre La Réunion, aie plus de connaissances approfondies ou que l’hôtel Ness by The Ocean soient repris dans leur catalogue. Dans ce cadre nous promouvons la France en toute région aux agents de voyages belges et pour le MICE aux associations et entreprises.
Pour l’événement “France your next congress destination” nous n’avions pas invité des agences de voyages mais bien des associations et entreprises pour qu’ils font leur prochain congres en France.
Parfois nous faisons appel à une entreprise de contacts pour gerer les inscriptions, ou un graphic designer pour faire le catalogue exposants et/ou l’invitation. Les tâches sont différentes pour chaque événement.
A côté de ça Atout France organise aussi des eductours, des corporate hospitality (workshop haut de gamme), des formations onlines, des démarchages (la destination française se déplacent dans les agences de voyages) et j’aide aussi à les organiser.
So this internship was a new world for me and I learn a lot on mental aspect, work aspect and social aspect. I was very happy to be present at some nice events like So chic So France because sometimes it offers you the chance to discover new event venues and see sometimes people from the high society but usually people ofthe destinations of France. They are all very kind and thanks to them I learn even more about the destinations. I love France and it was obviously one of the raisons to choose this internship. See the collegues in another work atmosphere was also great. I loved also the period of the internship because November and December where great busy months with very different workshops where I was implicated. I have also seen an evolution of the responsability I had in the approach and outcome of events. I grew and improved myself to offer the best of me.
Don’t forget to check the pictures taken during all these events!
